Sprzedaż mieszkania u notariusza – krok po kroku

Dlaczego umowa sprzedaży mieszkania musi mieć formę aktu notarialnego?

Podstawą prawną jest tutaj art. 158 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości, jak i umowa samą własność przenosząca, powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Niezachowanie tej formy powoduje bezwzględną nieważność umowy – oznacza to, że umowa zawarta w innej formie (np. pisemnej) po prostu nie wywołuje skutku prawnego w postaci przeniesienia własności.

Co musi zawierać umowa sprzedaży mieszkania

Umowa sprzedaży mieszkania jest zazwyczaj obszernym dokumentem, przygotowywanym przez notariusza. Udział notariusza gwarantuje nie tylko zgodność umowy z obowiązującymi przepisami, ale również pewność i bezpieczeństwo obrotu prawnego. Taka umowa musi spełniać szereg określonych prawem warunków, w tym w szczególności powinna:

• określać strony umowy (dane kupującego i sprzedającego),
• precyzyjnie wskazywać przedmiot umowy – adres, numer lokalu, powierzchnię, numer księgi wieczystej oraz ewentualne ograniczenia w jej użytkowaniu;
• jednoznacznie określać cenę,
• określać sposób zapłaty ceny (gotówką, przelewem, z kredytu bankowego),
• określać termin zapłaty ceny (ew. rat),
• określać terminu wydania mieszkania nabywcy.

Dwie formy własności mieszkania – co dokładnie sprzedajemy?

Kluczową kwestią, od której zależy lista wymaganych dokumentów, jest forma prawna sprzedawanego lokalu. W praktyce spotykamy się z dwoma podstawowymi rodzajami „własności” mieszkania – mieszkaniem spółdzielczym oraz mieszkaniem własnościowym.

Sprzedaż mieszkania własnościowego, czyli lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość z księgą wieczystą

To najpełniejsza forma własności. Oznacza, że są Państwo właścicielem nie tylko samego lokalu mieszkalnego, ale również posiadają Państwo udział w nieruchomości wspólnej. Tą nieruchomością wspólną jest grunt pod budynkiem oraz wszystkie części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli poszczególnych lokali (np. klatki schodowe, windy, dach, fundamenty). Dla takiego mieszkania zawsze prowadzona jest księga wieczysta, która stanowi najważniejszy dokument potwierdzający jego stan prawny. Kwestie te reguluje Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Sprzedaż mieszkania spółdzielczego

W przypadku mieszkania spółdzielczego, własność jest w istocie własnościowym prawem do lokalu. Właścicielem całego budynku i gruntu pod nim jest spółdzielnia mieszkaniowa. Właścicielowi takiego mieszkania natomiast przysługuje ograniczone prawo rzeczowe, zwane spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu. Jest to prawo zbywalne (można je sprzedać), dziedziczne i podlegające egzekucji. Można dla niego założyć księgę wieczystą (co jest warunkiem koniecznym do uzyskania kredytu hipotecznego), ale nie jest to obowiązkowe. Status tych praw określa Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. (UoSM)

Warto mieć na uwadze, że pojęcie „mieszkanie spółdzielcze” nie jest całkowicie jednoznaczne. Zgodnie bowiem z zapisami Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, pod pojęciem mieszkania spółdzielczego mogę się kryć dwie różne formy własności:

• spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego (mieszkanie lokatorskie opisane w Rozdziale 2 UoSM) – spółdzielnia będąca rzeczywistym właścicielem nieruchomości (budynku wielorodzinnego) oddaje lokatorowi prawo do użytku lokalu na podstawie zawartej z nim umowy o ustanowienie tzw. spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego; mieszkanie lokatorskie nie podlega sprzedaży ani darowiźnie; spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego może być przekształcone w odrębną własność lokalu;
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – w tym przypadku również formalnym właścicielem całej nieruchomości jest spółdzielnia, która wyodrębnia ograniczone prawa rzeczowe do lokalu mieszkalnego; takie mieszkanie może być sprzedane i dziedziczone, ale nie ma odrębnej księgi wieczystej.

Proces sprzedaży krok po kroku

Chociaż każda transakcja jest inna, jej przebieg można zazwyczaj podzielić na kilka kluczowych etapów.

Krok 1 – Umowa przedwstępna (opcjonalnie, ale często stosowana) To umowa, w której strony zobowiązują się do zawarcia w przyszłości umowy ostatecznej (przyrzeczonej). Określa się w niej istotne warunki, takie jak cena, termin zawarcia umowy końcowej oraz wysokość zadatku lub zaliczki. Choć może być zawarta w zwykłej formie pisemnej, jej sporządzenie w formie aktu notarialnego daje kupującemu znacznie silniejszą ochronę prawną, w tym możliwość dochodzenia zawarcia umowy przyrzeczonej przed sądem.

Krok 2 – Kompletowanie dokumentów To najważniejszy etap przygotowawczy. Lista dokumentów różni się w zależności od rodzaju mieszkania i jego sytuacji prawnej. Poniżej przedstawiamy najczęściej spotykane zestawy, jednak ostateczny wykaz zawsze ustalamy indywidualnie podczas kontaktu z Kancelarią.

Krok 3 – Umowa sprzedaży u notariusza To kulminacyjny moment transakcji. W umówionym terminie wszystkie strony spotykają się w kancelarii, przedstawiając ważne dokumenty potwierdzjące tożsamość (dowód osobisty, paszport). Notariusz odczytuje na głos treść przygotowanego wcześniej projektu aktu notarialnego, szczegółowo wyjaśniając wszelkie zapisy i odpowiadając na pytania. Po upewnieniu się, że treść jest dla wszystkich w pełni zrozumiała i zgodna z ich wolą, strony składają podpisy, a na końcu swój podpis składa notariusz.

Dokumenty potrzebne do sprzedaży mieszkania u notariusza

Stawając przed notariuszem w celu sporządzenia aktu notarialnego umowy sprzedaży mieszkania, należy przedstawić następujące dokumenty i informacje:

• dane osobowe stron umowy:
  • imiona i nazwiska, imiona rodziców,adres zamieszkania,
  • stan cywilny oraz ewentualnie oficjalny dowód na istnienie intercyzy,
  • nr dowodu osobistego lub paszportu
  • PESEL.

Dodatkowo, w zależności o formy własności mieszkania należy również dostarczyć:

Dla mieszkania własnościowego (odrębna nieruchomość):

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia mieszkania, czyli przykładowo jeden z wymienionych dokumentów:
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku,
• wartość rynkowa mieszkania,
• zaświadczenie o rewitalizacji z Urzędu Gminy o tym, że nieruchomość nie leży na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
• zaświadczenie z administracji/spółdzielni o wysokości zadłużenia z tytułu czynszu i innych opłat,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• wypis z rejestru lokali,
• umowa przedwstępna sprzedaży, jeśli była podpisywana,
• warunki i data wydania mieszkania.

Dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

• zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej – kluczowy dokument, określający komu przysługuje prawo do lokalu oraz informujący o ewentualnych zadłużeniach.
• numer księgi wieczystej (odpis z księgi wieczystej), jeśli została założona,
• podstawa nabycia, czyli przykładowo jeden z wymienionych dokumentów:
  • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży lub darowizny,
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  • akt poświaczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia w sytuacji, gdy :
  • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku,
• wartość rynkowa mieszkania,
• zaświadczenie z administracji/spółdzielni o wysokości zadłużenia z tytułu czynszu i innych opłat,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• wypis z rejestru lokali,
• umowa przedwstępna sprzedaży, jeśli była podpisywana,
• warunki i data wydania mieszkania.

Koszt notariusza przy sprzedaży mieszkania w roku 2025

Na całkowity koszt transakcji ponoszony zazwyczaj przez stronę kupującą składają się:

• Taksa notarialna – wynagrodzenie notariusza liczona on wartość przedmiotu umowy, powiększone o podatek VAT 23%.
• Koszt sporządzenia wypisów – 6 zł plus VAT za każdą rozpoczętą stronę.
• Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – w wysokości 2% ceny sprzedaży.
• Opłaty sądowe – za założenie księgi wieczystej lub dokonanie w niej wpisów.

Wysokość taksy za czynności notarialne podejmowane przez notariusza reguluje Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. W przypadku każdej planowanej czynności notariusz określi taksę notarialną na podstawie analizy dokumentów konkretnej sprawy.

Przy sprzedaży mieszkania wysokość taksy notarialnej obniżona jest o połowę od następujących stawek podstawowych:

• 100 zł przy wartości mieszkania do 3000 złotych,
• 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł przy wartości mieszkania powyżej 3000 do 10 000 zł,
• 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 10 000 do 30 000 zł,
• 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 30 000 do 60 000 zł,
• 1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł,
• 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł,
• 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, ale nie więcej niż 10 000 zł lub 7500 zł (dla I grupy podatkowej) przy wartości mieszkania powyżej 2 000 000 zł.

Opłata za złożenie wniosku wieczystoksięgowego wynosi 200 zł plus VAT.

Przykładowe wyliczenie wysokości taksy notarialnej dla mieszkania o wartości 650 000 zł.
Podstawa do wyliczenia: 1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł.
Obliczenie: 1010 zł + (650 000 zł – 60 000 zł) * 0,4% = 1010 zł + 590 000 zł * 0,4% = 1010 zł + 2360 zł = 3370 zł.
Jako, że jest to sprzedaż mieszkania, taksa jest obniżona o połowę: 3370 zł / 2 = 1685 zł brutto.
Do tej kwoty należy doliczyć 23% VAT, co daje nam: 1685 zł * 1,23 = 2072,55 zł.

Jesteśmy Państwa partnerem w procesie sprzedaży mieszkania

W naszej Kancelarii Notarialnej Anny Żurowskiej-Fuks i Jana Machy podchodzimy do każdej sprawy z najwyższą starannością i empatią. Mamy świadomość, że sprzedaż mieszkania to ważne wydarzenie. Dlatego zawsze służymy pomocą, wyjaśniamy zawiłości prawne prostym językiem i dbamy o komfortową, bezstresową atmosferę.

Zapraszamy do kontaktu na każdym etapie planowania transakcji. Z przyjemnością odpowiemy na Państwa pytania i pomożemy sprawnie przejść przez cały proces.